در دنیای امروز که پروژه ها و فعالیت های کاری و شخصی به سرعت در حال افزایش هستند، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه ضرورتی جدی به شمار می آید. زمانی که حجم وظایف زیاد می شود، هماهنگی بین اعضای تیم، تعیین اولویت ها و کنترل پیشرفت کار بدون یک سیستم منظم، به چالشی بزرگ تبدیل خواهد شد. اینجاست که نرم افزار ترلو (Trello) به عنوان یک پلتفرم قدرتمند و در عین حال ساده، وارد میدان می شود و با ساختاری بصری و کاربرپسند، به شما کمک می کند تا پروژه هایتان را به شکلی منظم و اثربخش مدیریت کنید.
ترلو با تکیه بر سیستم کانبان (Kanban) – روشی که نخستین بار در ژاپن برای بهبود روند کار معرفی شد – امکان سازماندهی وظایف را در قالب بورد، لیست و کارت فراهم می کند. چه برای یک پروژه کاری بزرگ باشد و چه برای برنامه ریزی تعطیلات آخر هفته، ترلو می تواند ساختار و نظم را به جریان کار شما وارد کند. با موسسه ایده همراه باشید.
ترلو چیست؟
ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه و تیم است که بر پایه ایده ی کانبان توسعه یافته است. این پلتفرم به شما اجازه می دهد با استفاده از بوردها (Boards)، لیست ها (Lists) و کارت ها (Cards)، کارها و وظایف را دسته بندی، اولویت بندی و پیگیری کنید. طراحی ترلو به گونه ای است که حتی کاربران تازه کار نیز می توانند بدون آموزش طولانی، به سرعت با آن کار کنند.
ترلو نخستین بار در سال ۲۰۱۱ توسط شرکت Fog Creek Software معرفی شد و بعدها در سال ۲۰۱۷، به کمپانی Atlassian – سازنده ابزارهای شناخته شده ای مانند Jira – واگذار شد. در حال حاضر، نسخه رایگان این نرم افزار بیش از ۵۰ میلیون کاربر فعال در سراسر جهان دارد و علاوه بر نسخه تحت وب، اپلیکیشن موبایل و دسکتاپ آن نیز برای سیستم عامل های مختلف عرضه شده است.
فلسفه طراحی: الهام از کانبان
مفهوم کانبان که توسط شرکت تویوتا در دهه ۱۹۵۰ معرفی شد، بر نمایش بصری فرآیند کار و پیگیری پیشرفت آن تأکید دارد. در این روش، کارها روی کارت هایی نوشته و در ستون های مختلف بر اساس وضعیت (مانند «در حال انجام» یا «انجام شده») جابه جا می شوند. ترلو این ایده را دیجیتال کرده و با افزودن قابلیت های تعاملی، امکان استفاده آسان از این سیستم را برای هر نوع پروژه فراهم کرده است.
ویژگی ها و امکانات کلیدی ترلو
ترلو مجموعه ای از قابلیت ها را در اختیار شما قرار می دهد که هم در پروژه های کوچک و هم در فعالیت های بزرگ سازمانی قابل استفاده اند:
۱. رابط کاربری ساده و کاربرپسند
ترلو با طراحی مینیمال و بصری خود، فرآیند مدیریت پروژه را ساده می کند. جابه جایی کارت ها بین لیست ها با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) انجام می شود و هر بخش از رابط کاربری، به طور شهودی قابل درک است.
۲. شخصی سازی محیط کار
امکان تغییر پس زمینه، افزودن برچسب های رنگی، استیکر و حتی تصویر یا گیف برای کارت ها وجود دارد. این ویژگی نه تنها جنبه بصری را بهبود می دهد، بلکه شناسایی سریع تر کارت ها را نیز ممکن می سازد.
۳. انعطاف پذیری بالا
ترلو قابلیت انطباق با هر نوع پروژه ای را دارد؛ از مدیریت وظایف روزانه گرفته تا کنترل پروژه های پیچیده تیمی. شما می توانید ساختار بوردها و لیست ها را بر اساس نیاز خود شخصی سازی کنید.
۴. دسترسی چندسکویی
ترلو روی موبایل، تبلت، لپ تاپ و حتی ساعت های هوشمند قابل استفاده است. به این ترتیب، در هر زمان و مکان می توانید وضعیت پروژه ها را بررسی یا تغییر دهید.
۵. نسخه رایگان کاربردی
برخلاف بسیاری از ابزارهای مشابه که امکانات اصلی را فقط در نسخه پولی ارائه می دهند، ترلو بیشتر قابلیت های مهم را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهد.
کاربردهای متنوع ترلو
ترلو صرفاً برای پروژه های شرکتی نیست و می تواند در سناریوهای مختلف شخصی و حرفه ای استفاده شود:
- برنامه ریزی روزانه: ایجاد لیست کارهای روز و اولویت بندی وظایف.
- مدیریت پروژه های تیمی: تقسیم وظایف، تعیین مسئول و پیگیری پیشرفت کار.
- ردیابی زمان: ثبت مهلت انجام کار و دریافت اعلان نزدیک شدن به موعد.
- مدیریت بودجه: ثبت هزینه ها و درآمدها در کارت ها.
- سازمان دهی مطالعه: ایجاد لیست کتاب ها یا مقالات برای مطالعه.
- برنامه ریزی رویدادها: از مراسم عروسی گرفته تا سفرهای گروهی.
اجزای اصلی ترلو
برای استفاده مؤثر از ترلو، باید با ساختار سه گانه آن آشنا شوید:
- بوردها (Boards)
بورد مانند یک تابلو بزرگ است که تمام اطلاعات یک پروژه روی آن قرار می گیرد. هر بورد می تواند عمومی، خصوصی یا مخصوص تیم باشد.
- لیست ها (Lists)
لیست ها ستون هایی هستند که مراحل مختلف کار را نشان می دهند. ساختار پیش فرض شامل سه ستون «To Do»، «Doing» و «Done» است، اما می توانید آن ها را تغییر دهید یا لیست های جدید اضافه کنید.
- کارت ها (Cards)
کارت ها کوچک ترین واحد اطلاعات در ترلو هستند. هر کارت می تواند شامل توضیحات، اعضای مسئول، چک لیست، پیوست، برچسب و تاریخ تحویل باشد.
آموزش گام به گام کار با ترلو
مرحله ۱: ثبت نام و ورود
می توانید با ایمیل یا حساب گوگل خود در ترلو ثبت نام کنید. فرآیند عضویت بسیار ساده و سریع است.
مرحله ۲: ایجاد بورد
با کلیک روی گزینه Create Board، نام بورد، رنگ یا تصویر پس زمینه و وضعیت دسترسی (خصوصی، عمومی یا تیمی) را انتخاب کنید.
مرحله ۳: ساخت لیست ها
لیست ها را بر اساس مراحل کار یا دسته بندی وظایف ایجاد کنید. ترتیب آن ها را با کشیدن و رها کردن تغییر دهید.
مرحله ۴: افزودن کارت ها
برای هر وظیفه یا ایده، یک کارت بسازید و جزئیات لازم را به آن اضافه کنید.
مرحله ۵: مدیریت و پیگیری
از قابلیت هایی مثل برچسب ها، چک لیست، پیوست فایل، تعیین تاریخ تحویل و بخش نظرات برای مدیریت بهتر استفاده کنید.
ترفندها و قابلیت های پیشرفته
پاورآپ ها (Power-Ups)
افزودن قابلیت هایی مانند:
- تقویم (Calendar): نمایش کارت ها بر اساس تاریخ تحویل.
- Google Drive / Dropbox : پیوست فایل ها از سرویس های ابری.
- Jira Integration : اتصال به Jira برای هماهنگی تیم های فنی.
ایجاد کارت با ایمیل
با فعال کردن قابلیت Email-to-Board، می توانید ایمیلی ارسال کنید که به طور خودکار به کارت جدید تبدیل شود.
میانبرهای صفحه کلید
- Q : نمایش کارت هایی که به شما اختصاص داده شده اند.
- L : تغییر برچسب کارت.
- D : مشاهده تاریخ تحویل.
- Space : اضافه کردن خودتان به کارت.
معایب ترلو
- وابستگی کامل به اینترنت.
- محدودیت حجم پیوست ها (۱۰ مگابایت در نسخه رایگان).
- نبود امکان ویرایش نظرات پس از ثبت.
- مناسب نبودن برای پروژه های بسیار بزرگ با ساختار پیچیده.
نسخه های ترلو
- رایگان (Free): بیشتر قابلیت های اصلی.
- Trello Gold : امکانات بیشتر برای شخصی سازی.
- Business Class : مناسب تیم های بزرگ با کنترل پیشرفته دسترسی.
- Enterprise : امنیت و پشتیبانی ویژه برای سازمان های بزرگ.
سخن پایانی
ترلو ترکیبی از سادگی، انعطاف و کارایی است که آن را به ابزاری محبوب برای مدیریت پروژه ها و فعالیت های شخصی تبدیل کرده است. چه بخواهید یک تیم چند نفره را مدیریت کنید، چه برنامه های روزانه خود را، ترلو می تواند به شما کمک کند که با نظم و سرعت بیشتری پیش بروید. نسخه رایگان آن به اندازه کافی قدرتمند است تا شروع خوبی داشته باشید و در صورت نیاز، نسخه های پیشرفته تر نیز در دسترس هستند.برای مشاوره کسب و کار با ما در ارتباط باشید.
